Het correct invullen van een briefomslag: nuttige informatie en tips
Vroeger of later komt het voor iedereen voor: je moet een papieren briefomslag met een mededeling versturen. Ongeacht of de inhoud van de envelop belangrijk is of niet, om te zorgen dat hij zijn bestemming bereikt, moet je zowel de voor- als achterkant van de envelop correct invullen en de juiste postzegel plakken.
In dit artikel beschrijven we stapsgewijs, beknopt maar gedetailleerd, welke informatie je op een envelop moet noteren voordat je deze verstuurt en hoe je dat correct doet.
We beginnen direct.
De indeling van een briefomslag: afzender en ontvanger
Het opmaken van een briefomslag is vrij eenvoudig.
De gegevens van zowel de afzender (de persoon die de brief verzendt) als de ontvanger (de persoon die de brief ontvangt) moeten duidelijk op de envelop worden vermeld, zodat de postservice de brief kan bezorgen.
Op de achterzijde van de envelop, die verzegeld moet worden, plaats je de gegevens van de afzender, terwijl aan de voorzijde de gegevens van de ontvanger komen te staan.
Zodra de envelop volledig is ingevuld, is deze klaar om te worden gepost.
Laten we echter met praktische voorbeelden bekijken hoe en waar je deze gegevens invult.
Het invullen van een briefomslag: de achterkant
Je moet informatie op beide zijden van de envelop noteren.
De achterkant is de kant die moet worden gesloten en verzegeld, met een typische flap die vastgeplakt moet worden. Precies op het oppervlak van deze flap schrijf je het adres van de afzender, oftewel de persoon die de brief wil versturen.
De volgende gegevens van de afzender moeten op de envelop:
- Volledige naam van de afzender
- Adres
- Postcode
- Land en provinciecode
Je kunt het adres van de afzender op één horizontale lijn schrijven, zoals getoond wordt in de onderstaande afbeelding.
Je kunt er ook voor kiezen om het adres van de afzender over drie verschillende regels te verdelen, van boven naar beneden, zoals in de onderstaande afbeelding getoond wordt.
Het nauwkeurig noteren van de gegevens van de afzender is om twee redenen van belang:
De eerste reden is dat de ontvanger direct kan lezen wie de brief heeft verstuurd en vanuit welke locatie.
De tweede reden is dat, als de postdienst de brief niet bij de ontvanger kan afleveren, deze teruggezonden wordt naar het adres van de afzender.
Het invullen van een briefomslag: de voorkant
Nadat je de gegevens van de afzender aan de achterzijde van de envelop hebt ingevuld, vul je de gegevens van de ontvanger in aan de voorkant.
Het adres van de ontvanger dient op de voorkant te worden geschreven, waar ook de postzegel geplaatst moet worden. Voor een correct ingevulde envelop moet de voorkant de volgende elementen bevatten:
- Postzegel (rechtsboven)
- Eventuele Priority Mail-stempel (linksboven)
- Volledig adres van de ontvanger (rechtsonder)
In de onderstaande afbeelding zie je precies waar de postzegel geplaatst moet worden en waar het adres van de ontvanger op de envelop geschreven moet worden.
Het adres van de ontvanger moet zo compleet mogelijk zijn en zoveel mogelijk precieze informatie bevatten om de bezorging van de brief te vergemakkelijken. Dit adres kan uitgebreider zijn en meer details bevatten, zoals:
- Voor- en achternaam van de ontvanger
- Volledig adres (straatnaam, huisnummer, postcode, plaatsnaam, provincieafkorting)
- De staat waarin de ontvanger zich bevindt (indien in het buitenland)
- Titels en aanvullende informatie (naam of nummer van het gebouw, binnenzijde, trappenhuis)
- Telefoonnummer
Klassiek briefhoofd, titulatuur en beleefdheidsvormen, vertrouwelijkheid: gericht aan
Bij het opstellen van een briefomslag is het nuttig om passende kopteksten, beleefdheidsvormen en titels te gebruiken.
Deze elementen verduidelijken voor wie de brief bedoeld is, garanderen de correcte aanspreekvorm en geven de mate van formaliteit en vertrouwelijkheid van de correspondentie weer.
Klassieke koptekst
Voor brieven die naar personen buiten de kring van familie en vrienden gaan, is het raadzaam om de naam van de geadresseerde vooraf te laten gaan door een geschikte koptekst, vooral wanneer deze personen om zakelijke, juridische of bureaucratische redenen worden aangesproken.
Hier zijn enkele voorbeelden van hoe kopteksten gebruikt kunnen worden:
Wanneer een onderneming een brief stuurt naar een klant, wordt gewoonlijk de naam van de geadresseerde voorafgegaan door een passende aanhef:
- Geachte heer/mevrouw (indien gericht aan een individu)
- Geachte heer/mevrouw (indien gericht aan een bedrijf)
Deze klassieke koptekst kan op zichzelf voldoende zijn om de brief correct te adresseren aan de ontvanger.
Echter, wanneer de brief gericht is aan een persoon met een specifieke titel of beroepspositie, is het aan te bevelen deze titel of positie te vermelden, vooral wanneer de aanspreking plaatsvindt in een formele of professionele context.
Titel en functie van de geadresseerde
Naast de koptekst is het gebruikelijk om de titel van de geadresseerde te vermelden om de aanspreking nauwkeuriger te maken.
Bij personen met meerdere titels wordt de meest relevante titel gekozen:
- De heer/mevrouw
- Dokter (voor zowel mannelijke als vrouwelijke artsen)
- Notaris, Advocaat, Ingenieur, Architect, Professor, etc. (afhankelijk van het beroep)
- Edelachtbare (wanneer gericht aan een politicus)
- Eminentie of Excellentie (wanneer gericht aan een religieuze autoriteit)
Geachte advocaat Miep De Hoop
Beukenlaan 24,
9027 AZ Leukdorp
Aangeven van de mate van vertrouwelijkheid
Wanneer een brief gevoelige informatie bevat die enkel voor de geadresseerde bestemd is, is het verstandig dit in de brief te vermelden.
Correspondentie bereikt vaak de geadresseerde via tussenpersonen.
Daarom worden specifieke formules gebruikt:
- Ter attentie van
- C/O (care of, wat ‘ter handstelling door’ betekent)
Deze formules duiden op verschillende niveaus van vertrouwelijkheid van de correspondentie.
“Ter attentie van”: wordt gebruikt als de brief door anderen dan de geadresseerde gelezen kan worden en is bedoeld voor personen die binnen een organisatie werken waar de brief intern door anderen aan de geadresseerde wordt overhandigd. Deze formule wordt gebruikt wanneer de inhoud van de brief niet strikt persoonlijk is.
In dit geval staat het voor de naam van de geadresseerde:
Geachte Vennootschap Fortunati S.p.a.
Miep De Hoop
Beukenlaan 24,
9027 AZ Leukdorp
“C/O”: wordt gebruikt wanneer de brief strikt persoonlijk is en enkel door de geadresseerde gelezen mag worden, ongeacht of deze naar een zakelijk adres of privéadres wordt gestuurd. “C/O” benadrukt formeel dat enkel de geadresseerde gemachtigd is om de envelop te openen en de inhoud te lezen, zelfs als de brief door anderen wordt ontvangen en behandeld.
In dit geval zijn de geadresseerde gegevens als volgt:
Geachte advocaat Miep De Hoop
C/O Bedrijf ‘x’
Beukenlaan 24,
9027 AZ Leukdorp
Strikt vertrouwelijk
Als de envelop zeer persoonlijke of gevoelige gegevens bevat, kun je in de rechterbenedenhoek onder het adres van de ontvanger de woorden ‘strikt vertrouwelijk’ of ‘persoonlijk’ toevoegen.
Dit signaleert aan iedereen die de brief hanteert dat deze vertrouwelijk is en niet geopend of aangepast mag worden tot de uiteindelijke bezorging.
Gepersonaliseerde zakelijke enveloppen aanschaffen
Nu je weet hoe je een envelop volledig moet adresseren, kun je nadenken over het soort envelop dat je nodig hebt.
Als zelfstandige, ondernemer of bedrijf wil je misschien enveloppen versturen die zijn voorzien van je merknaam en logo, wat direct een gevoel van professionaliteit en betrouwbaarheid geeft en tegelijkertijd de afzender duidelijk identificeert.
Om meer te leren over de verschillende soorten zakelijke enveloppen en hoe je ze kunt personaliseren, kun je een kijkje nemen op deze pagina van onze e-commerce site.
Je kunt je eigen zakelijke enveloppen aanpassen en aanschaffen met slechts enkele muisklikken, geschikt voor diverse gelegenheden.