Briefhoofden: sjablonen, inspiratie en tips

Elke dag wenden advocaten, dokters, architecten, ontwerpers en andere professionals zich tot ons voor het drukken van hun briefhoofden. Onze drukkers zien echt veel soorten briefhoofden en daarom willen we wat tips met je delen over hoe je ze het beste kunt maken.

Hier hebben we het over het ontwerp van een briefhoofd.

We leggen uit wat een briefhoofd is en welke kenmerken het moet hebben. Daarna laten we je enkele sjablonen van briefhoofden zien die we mooi vonden en die als inspiratie kunnen dienen.

Tot slot raden we je enkele hulpmiddelen aan om het te maken: enkele tips voor het instellen van het sjabloon voor het briefhoofd in Word en een hulpmiddel dat speciaal is ontworpen voor grafisch ontwerp.

Laten we meteen aan de slag gaan!

Briefhoofd: wat is het en waar dient het voor?

Laten we beginnen met de basis: het briefhoofd is een vel papier waarop de referenties en contactgegevens van de houder staan; het is het papier waarmee een bedrijf of professional zich aan zijn publiek presenteert. Het ontbreekt meestal nooit:

• logo en bedrijfsnaam
• voor- en achternaam van de professional
• bedrijfsnaam
• adres en contactgegevens (telefoon, e-mail)

Degenen die de brief ontvangen, moeten alle informatie hebben die ze nodig hebben om je te identificeren en contact met je op te nemen.

Niet minder belangrijk: je briefhoofd moet je herkenbaar maken, het moet in lijn zijn met je bedrijfsimago en dus consistent zijn met je merkidentiteit. Het moet dus je persoonlijkheid uitstralen door middel van kleine details: lay-out, grafische tekens, kleuren, lettertypes en het soort papier dat je kiest om te drukken. Juist omdat dit kleine details zijn, wordt het werk hier subtiel en oordeelkundig.

Het DNA van een goed briefhoofd

Wat zijn vanuit grafisch oogpunt de kenmerken die het ene briefhoofd beter maken dan het andere? Dezelfde die een goed grafisch ontwerp onderscheiden.

1.Duidelijkheid

Het briefhoofd heeft een informatieve functie en moet daarom gemakkelijk te raadplegen zijn: let op het lettertype, dat zelfs in een klein formaat goed leesbaar moet zijn (het is beter om te streven naar een bastaardlettertype) en let ook op de regelafstand. In een poging om weinig ruimte op de pagina in te nemen, is er vaak de neiging om alle informatie op een heel klein stukje van de pagina te proppen. Hierdoor wordt de tekst onleesbaar en onaangenaam.

2.Netheid

Streef naar een eenvoudige lay-out. De koptekst mag de inhoud van de pagina niet verstoren, maar moet deze juist omlijsten. In dit soort gevallen is er geen beter adagium dan ‘less is more’.

3.Herkenbaarheid

Zoals we al zeiden, moet het papier consistent zijn met de merkidentiteit. Dus als je kleuren gebruikt, ga dan voor het merkpalet (we raden maximaal twee kleuren aan); bij het kiezen van het lettertype moet je uitgaan van de kleuren die je in de rest van je communicatie gebruikt.

Dit gezegd hebbende, laten we eens kijken naar een aantal echt goede voorbeelden.

Briefhoofd sjablonen voor verschillende professionals

Hier hebben we een aantal sjablonen voor briefhoofden met een aantrekkelijk ontwerp verzameld en onderverdeeld naar beroepen. Neem eens een kijkje.

Briefhoofden: artsen en tandartsen

Op het briefhoofd van een arts moet naast de basisinformatie ook de specialisatie en, cruciaal, het spreekuur worden toegevoegd. Vanuit het oogpunt van ontwerp is het goed om het eenvoudig te houden en de voorkeur te geven aan een klassieke lay-out die een gevoel van ernst en professionaliteit uitstraalt. Als je je niet aan een kleur kunt houden, kies dan voor lichtblauw of blauwtinten die sereniteit en ernst uitstralen.

Nuchter blijven betekent echter niet dat je afziet van kleine details die je herkenbaar maken. Kijk naar dit voorbeeld, absoluut een breuk met de gebruikelijke patronen. Het is duidelijk dat een dergelijk papier niet voor iedereen is weggelegd: het moet hand in hand gaan met een sterke en doortastende identiteit.

Hier hebben we in plaats daarvan een soberder, maar niettemin geraffineerd model. Eenvoudig, maar tegelijkertijd anders dan de gebruikelijke doktersbriefhoofden.

Hier is een leukere variant (zo leuk als naar de tandarts gaan kan zijn): een briefhoofd dat nabijheid, warmte en dus geruststelling uitstraalt.

Briefhoofd: advocaten en advocatenkantoren

Naast de standaardinformatie bevat het briefhoofd voor advocatenkantoren ook receptie-uren, een indicatie van de specialisatie van de advocaat en inschrijvingsgegevens bij de orde van advocaten. Wat het ontwerp betreft, ligt de nadruk meestal op sobere elegantie. Hier zijn twee voorbeelden die volgens ons goed passen bij een advocatenkantoor.

Dit briefhoofd is eenvoudig en elegant zonder al te pompeus te zijn.

Dit is ook een klassiek briefhoofd voor een advocatenkantoor, elegant en prestigieus.

Briefhoofden: ontwerpers en architecten

Hier zijn de esthetische keuzes natuurlijk nog belangrijker, omdat ze veel zeggen over de smaak en aandacht voor detail van het bedrijf of de professional waar ze naar verwijzen. Hier is een overzicht van modellen van briefhoofden die wij mooi vonden en waaruit je inspiratie kunt halen.

Briefhoofd voor mensen die in de voedingsmiddelenindustrie werken

Creativiteit is een ingrediënt dat zelfs in de keuken niet mag ontbreken. Daarom raden we degenen die in de voedingsindustrie werken aan om zich niet op te sluiten in een al te klassieke briefhoofdaanpak, maar om net zo te experimenteren als wanneer je voor het fornuis staat. Hier is een voorbeeld dat ons elegant en origineel leek.

Briefhoofd voor facturen

Tot slot willen we ook een kleine paragraaf wijden aan het briefhoofd voor facturen, omdat dit meestal een apart sjabloon is. Het is belangrijk om speciale aandacht te besteden aan dit document, omdat het meestal een ‘afscheid’ of ‘vaarwel’ met onze klant markeert. Het is, laten we zeggen, de laatste herinnering die hij aan ons heeft. Hier laten we je twee voorbeelden zien van prachtig ontworpen facturen.

Hulpmiddelen voor het maken van briefhoofden

Dit is het deel van het artikel dat bedoeld is voor degenen die geen ervaring hebben met grafisch ontwerp. Hier leggen we uit welke tools je kunt gebruiken om je eigen briefhoofd te maken zonder gek te worden van al te ingewikkelde programma’s.

Het Word sjabloon voor briefhoofden

Als je niet al te veel esthetische eisen hebt en voor een heel eenvoudig briefhoofd wilt gaan, dan volstaat Word. Met de functies ‘koptekst’ en ‘voetnoot’ kun je een sjabloon voor je briefhoofd maken met een logo en verschillende informatie. We spreken van ‘sjabloon’ omdat het blad kan worden opgeslagen en gebruikt om verschillende documenten te maken, allemaal met dezelfde koptekst.

De – zeer eenvoudige – stappen om een briefhoofd te maken in Word zijn:

• Open een nieuw document.
• Bij Opmaak > Marges: stel de grootte van de marges van het vel in (we raden aan om ze vrij breed te houden).
• Bij Invoegen > Koptekst: kies de gewenste lay-out en voeg vervolgens logo en tekst in.
• Bij Invoegen > Voettekst: kies je lay-out en voeg dan je tekst in.
• Sla het document op als sjabloon.

Ontwerptools voor briefhoofden

Canva

Je kunt ook kiezen voor een grafisch ontwerpprogramma waarmee je meer aanpassingsmogelijkheden hebt. Je kent Canva al heel goed, we hebben het je aanbevolen voor het maken van verschillende grafische ontwerpen. Welnu, je moet weten dat de tool je ook een sectie biedt voor het maken van briefhoofden. Zodra je je hebt geregistreerd op het paneel, wordt een werkpagina zoals deze geopend, waar je aan je project kunt beginnen.

Je kunt kiezen uit verschillende sjablonen voor briefhoofden en ze vervolgens naar wens aanpassen: de achtergrond veranderen, logo’s of afbeeldingen toevoegen, de grootte, lay-out en het lettertype veranderen, de kleuren van de tekst en tekstvakken veranderen of afbeeldingen toevoegen. Kortom, elk detail van je afdruksjabloon kan naar wens worden aangepast. Daarna hoef je het alleen nog maar af te drukken.

Adobe Express

Een ander zeer eenvoudig grafisch ontwerpprogramma dat online kan worden gebruikt is Adobe Express. We kunnen het beschouwen als het antwoord op Canva van het gerenommeerde Adobe.

Adobe Express biedt ook een groot aantal professionele sjablonen voor briefhoofden: je kunt de sjablonen gewoon gebruiken als inspiratiebron of ze fysiek nemen als grafisch ontwerp om te bewerken dankzij eenvoudige drag-and-drop-mechanismen. Met behulp van de uitgebreide archieven van Adobe kun je rechtenvrije afbeeldingen of grafieken toevoegen aan je briefhoofd. Je kunt ook een logo maken of je eigen logo uploaden voor opname in deze en andere grafische producten.

Adobe Express heeft een krachtige gratis versie waarmee je je eigen briefhoofd kunt maken. Het Premium-pakket daarentegen biedt nog wat meer gemakken en vooral volledige toegang tot de archieven.

Onthoud altijd dat het briefhoofd op zijn eigen manier een visitekaartje is: de zorg die je aan het ontwerp besteedt, zegt veel over de zorg waarmee je werkt. Dus: laat nooit iets aan het toeval over.